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Formulare (ab profacto)

Musterformulare nutzen

Ist die Option Musterformulare nutzen aktiv, stellt es sich (ab profacto) wie folgt dar:

Sie können die unten beschriebene Druckauswahl (nur Windows) nutzen und die PDF-Dateien für das digitale Briefpapier hinterlegen.

Zusätzlich zur Einschränkung der Optionen wird mit Aktivierung der Musterformulare ein Backup der bestehenden Formulare erzeugt und der zur profacto Version jeweils mitgelieferte Musterformularsatz installiert.

Zusätzlich wird die Persönliche Voreinstellung der Rolle als Formularadministrator. Die entsprechende Option im Druckdialog entfällt.

Sofern Sie eine profacto Installation von Version profacto 2013 oder älter haben, prüfen Sie unbedingt die Ausdrucke und passen Sie bei Bedarf die PDF-Dateien und das Briefpapier an. 

Alles weitere zur Gestaltung erfolgt über den Formularkonfigurator.

Individuelle Formulare nutzen

Ist die Option Musterformulare nutzen deaktiviert stehen, bis auf den Musterformularkonfigurator alle Optionen zur Verfügung. Dann wird die Persönliche Voreinstellung der Rolle als Formularadministrator berücksichtigt. 

Ohne Musterformularnutzung

 

Änderungen nur durch XG Mitarbeiter

  • Änderungen in diesem Bereich sollten nur durch extragroup Mitarbeiter oder speziell in Formularanpassung geschulte Anwender vorgenommen werden.
  • Änderungen auf eigene Gefahr!

Das Einlesen von Formularen, die nicht mit profacto 2013 erstellt oder bearbeitet worden waren über den Befehl Laden an jeder Belegart führt zu einem leeren Formular. In diesem Fall muß das Formular zur Bearbeitung geöffnet und in der Bearbeitung auf das neue Format konvertiert werden, was beim Öffnen der Datei geschieht.

Die Voreinstellungen zu den Formularen regeln das Standardverhalten, das profacto für den Druck von

  • Angebot bis Rechnung
  • Mahnungen
  • Anfrage, Bestellung und Bestellstorno

Sie geben hier an, welche Formulare für welchen Ausdruck verwendet werden.

Hierbei gibt es einige sinnvolle Vorgehensweisen:

  • In der Regel lässt sich für Angebot bis Rechnung das selbe Formular verwenden. Von extragroup gibt es zu diesem Zweck ein Universalformular, das alle Eventualitäten und Randbedingungen für die verschiedenen Dokumentarten abdeckt, indem es beispielsweise bei Lieferscheinen Preise wegläßt oder bei Schlußrechnungen bisher gedruckte Teilrechnungen auflistet. Lediglich für ganz besondere Sonderfälle lohnt es sich, ein eigenes Formular zu entwerfen, beispielsweise wenn das Angebot das Anschreiben auf einem Deckblatt drucken soll oder bei Lieferscheinen viel Platz gespart werden soll.
  • Wir unterscheiden zwischen Teil- und Acontorechnung. Es ist daher denkbar, für die Acontorechnung ein sehr reduziertes Formular zu verwenden, da hier nur eine Position gedruckt wird.
  • Die Schlussrechnung besitzt ebenfalls die Möglichkeit einer eigenen Formularvariante. Falls Sie Platz im Ausdruck sparen wollen, können viele Elemente, die nur in der Schlussrechnung benötigt werden, in ein eigenes Schlussrechnungsformular übertragen werden.
  • Auch für Anfrage, Bestellung und Storno gibt es inzwischen ein universell verwendbares Formular, so dass hier keine gesonderten Varianten mehr nötig sind.

Über die Dokumentengruppe können Sie erreichen, dass Formulare in unterschiedliche Gruppen eingeteilt werden. Sie sollten diese Option nicht mehr verwenden, sie hat sich als unnötig erwiesen.

Um ein Formular aus der Datenbank zu löschen, wählen Sie es aus dem Popup oberhalb der Schaltfläche aus und klicken dann auf Löschen.

Druckerauswahl

  • Sie können hier definieren, welcher der auf dem System installierten Drucker welche Dokumente drucken soll. So lassen sich die entsprechenden Dokumente direkt in der passenden Abteilung drucken:
    • Wählen Sie einen Drucker aus,
    • geben Sie die Anzahl ein
    • und wählen Sie aus, welche Dokumente auf diesem Drucker gedruckt werden sollen.
    • Klicken Sie auf Ändern um die Einstellung zu übernehmen.

Ein Klick auf Drucker neu ermittelnliest die auf dem System installierten Drucker neu ein.

Windows only

Diese Funktion ist nur unter Windows verfügbar.

Dokumentendruck

Die Angebot-Ergänzungsdatei wird automatisch beim Druck eines Angebots mit ausgedruckt. Sie können dies nutzen, um AGBs automatisch mit auszudrucken. Der Druck der Angebot-Ergänzungsdatei funktioniert nur beim Druck auf dem eingestellten Standard-Drucker. Zusätzlich kann die Ergänzungsdatei auch bei der AB mit gedruckt werden, die Option unter dem Dateifeld erlaubt die prinzipielle Aktivierung des Drucks, so daß dies nicht vergessen werden kann.

Nur unter Windows

Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn Sie den PDF-Druck nutzen (nicht mit PDFCreator), auf dem Mac zusätzlich nur dann, wenn gleichzeitig das PDF als Email versendet wird.

PDF-Optionen

Druckvorschau und Belege über PDF erzeugen

Anstatt den Druck direkt auszulösen, kann profacto auch erst ein PDF-Dokument erzeugen, welches dann an den Drucker gesendet wird. Unter Windows benötigen Sie hierfür den von extragroup mitgelieferten Druckertreiber PDFExchange, auf dem Mac ist kein spezieller Treiber nötig. Generell wird das PDF-Dokument immer an den Standarddrucker geschickt. Um dennoch beeinflussen zu können, welcher Drucker angesteuert wird, kann im profacto-Druckdialog ein alternativer Drucker ausgewählt werden.

Das Druckverfahren über PDF bietet den Vorteil, dass solche Dokumente auch an Emails angehängt und versendet werden können. Um den Druck über PDF zu aktivieren, selektieren Sie die Option Druckvorschau und Belege über PDF erzeugen.

Der PDF-Druck bietet weitere Vorteile: So können Sie bestimmen, daß der Druck direkt in eine Email geleitet wird oder automatisch der Faxtreiber angespochen wird. In diesem Fall kann profacto ein hinterlegtes Briefpapier nutzen. So ist auch beim digitalen Versand Ihr Briefpapier immer dabei. Damit das funktioniert, benötigen Sie eine A4-grosse Fassung Ihres Briefpapiers als PDF. Für das Briefpapier ist eine erste und zweite Seite separat zu definieren sowie verschiedene Fassungen für den Email- und Faxversand. So können Sie für den Faxversand eine schwarzweisse Fassung Ihres Briefpapiers hinterlegen, die kontraststärker ist. Dieses Dokument lesen Sie durch Klick auf einen der 4 Buttons ein - je nach Seitenart - , es wird dann in der profacto-Datenbank gespeichert. Ist ein PDF-Briefpapier vorhanden, wird es in einer Miniatur-Voransicht dargestellt.

Über das Popup Faxtreiber wählen bestimmen Sie den Treiber, der zum Versenden von Faxen verwendet werden soll. extragroup empfiehlt den Einsatz von Tobit David für genau diesen Zweck, aber auch andere Treiber sind möglich. Auf dem Mac steht dieses Leistungsmerkmal nicht zur Verfügung.

Einzelne Absätze formatiert drucken

Diese Zusatzoption, die auch außerhalb des PDF-Drucks zur Verfügung steht, können Dokumente mit erheblich erweiterten Formatierungsoptionen gedruckt werden. Textblöcke werden hier absatzweise betrachtet, so daß pro Absatz eine eigene Formatierung zur Verfügung steht. Die Formatierung selbst passiert durch Einsatz folgender Textmarken, die aus der HTML-Syntax entlehnt sind:

  • <u> steht für Unterstrichen
  • <b> steht für Fettdruck (Bold)
  • <i> steht für kursiven Druck (Italic)
  • <su> löst einen Seitenumbruch aus
  • <ul> erzeugt einen eingerückten Absatz mit einem Listenzeichen, so wie diese Aufstellung hier
  • <ul:Text> druckt Text als Aufzählungszeichen, wodurch eine zweispaltige Liste erzeugt werden kann

Die Formatierung gilt jeweils für den aktuellen Absatz.

Um diese Option zu nutzen, benötigen Sie speziell angepasste Formulare, rechnen Sie mit einem Änderungsaufwand von 1-2 Stunden pro Formular, wenn Sie Ihr bisheriges Formular umwandeln wollen.

Formatierter Absatzdruck ab profacto 2013

Ab profacto 2013 ist diese Option nicht mehr nötig, da Sie sowieso Text formatieren können. Wir empfehlen daher, in diesem Modus gestaltete Formulare wieder auf die normale Druckvariante zurückbauen zu lassen, da wir dieses Leistungsmerkmal in einer zukünftigen Version deaktivieren werden.

Briefpapier und Folgeseiten bei jedem PDF-Druck nutzen

Aktivieren Sie diese Option, wenn die hinterlegten Deckblätter generell immer verwendet werden sollen, nicht nur beim Versand von Email und Faxen. Das ist sinnvoll, wenn Sie kein eigenes gedrucktes Firmenpapier mehr einsetzen wollen.

Die Zusatzoption Kein Briefpapier für Freie Listen und Stücklisten benutzensollte in der Regel mit aktiviert werden, da diese Listen üblicherweise nicht einen vollen Briefkopf und Fuß zulassen.

Live-Preview im Druckdialog nutzen

Derzeit unterstützt sind:

  • Projekte drucken: Angebot bis Rechnung, nicht Acontorechnung oder Teilmengenbelege
  • Projektpositionen drucken: Angebot bis Teilrechnung
  • Bestellungen drucken: Anfrage bis Storno

Die Vorschau wird automatisch im Hintergrund aktualisiert, wenn Sie die Karteikarte wechseln. Sie können über den Erweiterungsbutton (4 Pfeile) jederzeit eine grössere Version einsehen. Die Vorschau berücksichtigt, ob Sie aktuell den PDF-Druck nutzen oder nicht und zeigt je nach Voreinstellung auch das PDF-Deckblatt an. 

Nur für OS X

Die Nutzung dieses Features ist ausschließlich unter OS X möglich.

Durch Anklicken des Aktualisieren-Buttons können Sie die Vorschau auch dann aktualisieren, wenn Sie die Rechnungsnummer oder andere Einstellungen geändert haben.

Nutzen Sie den PDF-X-Change reicht es idR beim ersten Aufruf der Live-Preview im PDF-Vorschau-Bereich einmal 'F11' zu drücken, um die Menüleisten auszublenden.

Briefpapiere

Hier lässt sich ein Hintergrund-Briefpapier für PDF und Faxseiten einstellen. Dabei gibt es jeweils die Möglichkeit für die erste Seite und für alle folgenden Seiten ein unterschiedliches Briefpapier zu verwenden. Für jeden Mandanten ist eine eigene Briefpapierkombination einstellen.

Die Deckblätter werden über die Schaltflächen direkt in die Datenbank eingelesen. Da, wo Briefpapiere vorhanden sind, sehen Sie eine kleine Vorschau, die Sie mit Klick auf die Buttons mit den 4 Pfeilen vergrössern können.

Nutzerspezifische Einstellungen

Die auf dieser Seite getroffenen Einstellungen lassen sich nutzerspezifisch über die persönlichen Voreinstellungen überschreiben. Außerdem lassen sich auch persönliche Voreinstellungen definieren, die nicht auf einen Anwender gemünzt sind, sondern einen Anwendungsfall beschreiben, beispielsweise Formulare in englischer Sprache oder ohne Endsumme.

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