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Einleitung

Mit Aktivierung der Musterformulare erlaubt der Formularkonfigurator die einfache Anpassung der von extragroup gelieferten Musterformulare an Ihre Bedürfnisse.

Mit dem Formularkonfigurator können Sie selbst mit geringsten Vorkenntnissen das Erscheinungsbild der wichtigsten Ausdrucke selbst anpassen, ohne SuperReport nutzen zu müssen. Der eigentliche Vorteil ist jedoch, dass extragroup jederzeit neue Versionen eines Standardbelegs ausliefern kann, ohne dass Ihre Anpassungen davon betroffen sind. Das spart Ihnen Zeit und Kosten und bringt die Sicherheit, immer auf dem neuesten Stand zu sein. Folgende Belegarten werden derzeit durch anpassbare Musterformulare unterstützt:

  • Angebot bis Rechnung
  • Mahnungen
  • Bestellwesen
  • Briefe (nur profacto Small Business)
  • Emails (nur profacto Small Business)

Weitere Informationen zur Nutzung von Musterformularen.

Formularkonfigurator nutzen

 

Formularkonfigurator nicht auffindbar?

Um den Formularkonfigurator sehen und verwenden zu können, müssen Sie zunächst in den Voreinstellungen, Reiter Formulare die Option Musterformulare nutzen aktivieren.

Allgemeines

Nach dem Aufruf präsentiert sich der Formularkonfigurator wie folgt:

profacto:

profacto Small Business:

Oben sehen Sie eine Leiste mit den verfügbaren Formulartypen.

  • Im linken Bereich Menüs zum Einsetzen von Variablen und Textbausteinen und Schriftart.
  • In der Mitte der Hauptbereich mit den konfigurierbaren Elementen des Formulars.
  • Rechts der Vorschaubereich, in dem Sie sich anhand eines Musterausdrucks ansehen können, wie sich Ihre Änderungen auswirken.

Die Änderung der Schriftart kann dazu führen, daß Inhalte zu breit werden und einander überlappen oder eine Schrift zu hoch ist und dadurch Teile der Zeichen nur abgeschnitten dargestellt werden, es kann sogar zu einem Fehler beim Druck führen, wenn Teile des Inhalts gar nicht mehr dargestellt werden können. Sollten Sie eine Schriftart - größe verwenden, die nicht mehr kompatibel zur Nutzung mit dem Konfigurator ist, können Sie, sofern profacto lizensiert ist, eine Anpassung der Formulare beauftragen, eine Nutzung des Konfigurators ist dann ausgeschlossen. Für profacto Small Business-Anwender steht dieser Weg nicht zur Verfügung, dann sollten Sie eine praktikablere Schriftart und -größe verwenden.

Am oberen Rand der ersten Seite und weiter unten für Folgeseiten können Sie den Abstand definieren, bis der erste Inhalt gedruckt wird. Wir empfehlen hier die DIN 5008 B/A -Vorgaben zu verwenden. Man kann jedoch auch einen freien mm-Wert eintragen, um besonders kleinen oder großen Firmenlogos am Briefkopf gerecht zu werden.

Ebenso kann man einstellen, wie hoch der Brieffuss freibleibt, oder wenn man die internen Funktionen (Textbaustein, oder freie Eingabe im Konfigurator) nutzt, damit dieser entsprechend ausgedehnt werden kann. Vor allem aber dient es vorgedruckten Layouts gerecht werden zu können. Man kann zwischen 30 und 100 mm wählen. Bei davon abweichenden Werten können die Musterformulare leider nicht mehr genutzt werden. Dieser Wert gilt dann für alle Seiten gleichermaßen.

Die mm-Angaben werden bei DIN 5008 B (45mm) präzise umgesetzt, alle anderen haben eine geringfügige Abweichung.

Wir empfehlen hier die Vorschau und Testdrucke mit Ihrem Drucker vorzunehmen, um die optimale Einstellung zu ermitteln.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

Die meisten editierbaren Felder besitzen ein nebenliegendes Ankreuzfeld, mit dem Sie das Feld komplett deaktivieren können, anstatt einfach nur den Inhalt zu löschen. Sobald Sie ein deaktiviertes Feld wieder aktivieren, wird beim Speichern das leere Feld durch den Standardinhalt gefüllt.

In ein Feld können Sie sowohl direkt Text eintippen als auch eine oder mehrere Variable einfügen. Die Variablen werden dann zum Druckzeitpunkt mit dem passenden Inhalt ersetzt. Die Variablen werden im Folgenden bei den einzelnen Formulartypen ersetzt.

Weiterhin können Sie auch Textbausteine einsetzen. Damit ist es möglich, bestimmte Textblöcke wie Bankverbindungen etc. ausserhalb des Konfigurators änderbar zu machen.

Die editierbaren Felder sind ungefähr so positioniert, wie sie auch im tatsächlichen Report später gedruckt werden. Neben den Feldern, deren Inhalt Sie bestimmen können, finden Sie auch Felder, die nur zu Ihrer Orientierung und der besseren Verständlichkeit wegen plaziert wurden.

Die meisten editierbaren Felder besitzen ein nebenliegendes Ankreuzfeld, mit dem Sie das Feld komplett deaktivieren können, anstatt einfach nur den Inhalt zu löschen. Sobald Sie ein deaktiviertes Feld wieder aktivieren, wird beim Speichern das leere Feld durch den Standardinhalt gefüllt.

In ein Feld können Sie sowohl direkt Text eintippen als auch eine oder mehrere Variable einfügen. Die Variablen werden dann zum Druckzeitpunkt mit dem passenden Inhalt ersetzt. Die Variablen werden im Folgenden bei den einzelnen Formulartypen ersetzt.

Weiterhin können Sie auch Textbausteine einsetzen. Damit ist es möglich, bestimmte Textblöcke wie Bankverbindungen etc. ausserhalb des Konfigurators änderbar zu machen.

Das Firmenlogo, wie es in den Voreinstellungen definiert ist, kann hier mit einem Klick ausgeschaltet werden, falls Sie dieses nicht wünschen.

Für die Druckvorschau ist es erforderlich, ein Projekt oder einen offenen Posten zu wählen. Dadurch können Sie zudem sofort sehen, wie ein Layout einseitig oder mehrseitig aussieht. Erst, wenn Sie ein Projekt oder eine Rechnung gewählt haben, ist der Druck aktiviert. Mit dem Druck der Vorschau wird die aktuelle Formulareinstellung gespeichert.

Mit der Schaltfläche "Auslieferungszustand" setzen Sie das aktuelle Formular wieder auf die Einstellungen zurück, wie sie von Seiten profacto vordefiniert sind.

Angebot bis Rechnung

Folgende Variable können Sie hier verwenden:

  • AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
  • Projektstatus - Status des Projekts, also Angebot bis Rechnung
  • DokBe - Bezeichnung des Dokuments oder die vom Anwender im Druckdialog erfasste Überschrift
  • Belegdatumlabel - Bezeichnung des Belegdatums, beispielsweise "Angebotsdatum"
  • DokNr - Die laufende Belegnummer des Dokuments
  • Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum - Formatierung TT.MM.JJ oder TT.MM.JJJJ wird über das Betriebsystem gesteuert.
  • LEDatum - Leistungserstellungsdatum (erfassbar im Druckdialog, standardmäßig gleich Rechnungsdatum)
  • LieferterminUni - Der Liefertermin, wahlweise ein Datum, eine Kalenderwoche oder "nach Absprache", falls kein Termin im Projekt erfasst wurde.
  • Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
  • Vertretername - Der Name des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
  • VertreterTel - Die Telefonnummer des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
  • VertreterEmail Die Emailadresse des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
  • FirmaTel - Telefonnummer der Firma allgemein
  • FirmaEmail - Email-Adresse der Firma allgemein
  • Projektnr - Die Projektnummer zum Beleg
  • Bauvorhaben - Der Inhalt des Felds Bauvorhaben
  • Kommission- Der Inhalt des Felds Kommission
  • Rab1Uni - Der Rabattbetrag 1
  • Rab2Uni - Der Rabattbetrag 2 (nicht in profacto SmallBusiness)
  • RabSatz1 - Der Rabattsatz 1, falls vorhanden
  • RabSatz2 - Der Rabattsatz 2 (nicht in profacto SmallBusiness)
  • MwStProzent - Die Mehrwertsteuer in Prozent zur Ausgabe im Summenblock
  • SRPage - Die aktuelle Druckseite
  • IhrZeichen - Der Inhalt des Feldes Ihr Zeichen
  • UnserZeichen - Der Inhalt des Feldes Unser Zeichen
  • Ihre Nachricht - Der Inhalt des Feldes Ihre Nachricht
  • Suchfeld1 - Suchfeld5 - Die Inhalte der Suchfelder aus dem Projekt
  • KuSuchfeld1 - KuSuchfeld10 - Die Inhalte aus dem Kunden zum Dokument

Mit einer Checkbox können Sie folgende Standardtexte ein- und ausblenden, die je nach Situation im Druck erscheinen:

  • Vortext
  • Nachtext
  • Endtext
  • Material/Zeitausweis nach Position
  • Material/Zeitausweis Gesamt
  • Unterschriftsfeld für 
    • Auftragsbestätigung
    • Lieferschein

Mahnungen

  • AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
  • Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
  • Mahnstufe - Die aktuell höchste Mahnstufe dieses Drucks
  • Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
  • SRPage - Die aktuelle Druckseite

Bestellungen

Ergänzend zu den äquivalenten Variablen aus dem Bereich Angebot bis Rechnung können folgende Variablen verwendet werden:

  • LAdrUniversal - Lieferantenadresse. 
  • Bestellstatus - Status der Bestellung im Klartest
  • DokBe - Bezeichnung des Dokuments oder die vom Anwender im Druckdialog erfasste Überschrift
  • BestBelegdatumlabel - Bezeichnung des Belegdatums, beispielsweise "Anfragedatum"
  • DokNr - Die laufende Belegnummer des Dokuments
  • Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
  • EigeneKundenNr - Eigene Kundennummer
  • FaxLIeferant - Die Faxnummer des Lieferanten zur Eingabe auf klassischem Faxgerät
  • BestLieferterminUni - Der Liefertermin, wahlweise ein Datum, eine Kalenderwoche oder "nach Absprache", falls kein Termin in der Bestellung erfasst wurde.
  • BestVertretername - Der Name des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
  • BestVertreterTel - Die Telefonnummer des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
  • BestVertreterEmail Die Emailadresse des Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen
  • Projektnr - Die Projektnummer zur Bestellung
  • Bauvorhaben - Der Inhalt des Felds Bauvorhaben vom Projekt
  • Kommission- Der Inhalt des Felds Kommission vom Projekt
  • BestMwStProzent - Die Mehrwertsteuer in Prozent zur Ausgabe im Summenblock

Aktivitäten (nur profacto Small Business)

Für die Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern können Sie hier die Vorlagen definieren. Dabei wird der eigentliche Inhalt in der Aktivität gleich bleiben, ob Sie nun eine email oder einen Brief schreiben möchten.

Dieses Feature wird derzeit noch intensiv weiter entwickelt und kann sich schnell ändern.

  • VonDatum - Start-Datum der Aktivität
  •  BisDatum - End-Datum der Aktivität
  • Vonzeit - Start-Zeit der Aktivität
  • Endzeit - Endzeit der Aktivität
  • Aktivität - Feldinhalt Aktivität der Aktivität
  • Thema - Thema der Aktivität
  • Veranstaltungsort - Ortsfeld der Aktivität
  • Personalnr -  Personalnummer des unten zugewiesenen Personaleintrags der Aktivität
  • Kundennr -  Kundennummer der Aktivität
  • AnrKunde - Anrede des Kunden der Aktivität
  • AnrKundeAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Kunden (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität
  • Lieferantennr - Lieferantennummer der Aktivität
  • AnrLieferant - Anrede des Lieferanten der Aktivität
  • AnrLieferantAnsp - Anrede des Ansprechpartners des Lieferanten (z.B. Herr Max Müller) der Aktivität
  • Projektnr - Projektnummer der Aktivität
  • Kommission - Kommisionseintrag des Projekts der Aktivität
  • Bauvorhaben - Bauvorhaben des Projekts der Aktivität
  • Bestellnr - Bestellnummer der Aktivität

Korrespondenz 

  • AktFirma1 - Namenszeile 1 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktFirma2 - Namenszeile 2 Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktStrasse - Strasse Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktPLZ - Postleitzahl Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • AktOrt - Ort Ihrer Firmenadresse aus den Voreinstellungen
  • KAdrUniversal - Die Adresse des Kunden, je nach Situation entweder die Rechnungsadresse oder die Lieferadresse. 
  • Belegdatum - Das im Druckdialog angegebene Belegdatum
  • Kundennr - Die Kundennummer zum Kunden
  • SRPage - Die aktuelle Druckseite
  • Betreff - wird vom Thema der Aktivität befüllt.

Emails

  • To - Die Emailadresse des Adressaten
  • Subject - wird vom Thema der Aktivität befüllt.
  • Anrede - Anrede des Adressaten
  • Personalsignatur - Ihre persönliche Signatur, wie in den persönlichen Voreinstellungen definiert
  • Bodytext - Text der Email

 

  • No labels