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Die hier dokumentierten Reiter sind nicht für jeden Anwender sichtbar. Neben den Einschränkungen durch die verschiedenen profacto-Versionen SmallBusiness, Standard und pps gibt es auch Einschränkungen durch Benutzerrechte. Diese sind auf der Handbuchseite Karteikarten-Sichtbarkeiten aufgeführt. 

Statischer Bereich und Funktionsleiste

Die Kommission wird oben in der Funktionsleiste abgebildet und ist automatisch die Kurzbezeichnung des Kunden oder Intern, wenn das Projekt für den internen Gebrauch ist bzw. Lager, wenn das Projekt für den Lagerbestand produziert wird. Das Feld Kommission wird in vielen Formularen benutzt und sollte darum mit Bedacht gefüllt werden. Sie können es auch selber mit freiem Inhalt befüllen.

Unter der Reiterleiste ist ein farbiger Streifen, der allgemeine Informationen über alle Einzelseiten hinweg beinhaltet. Ändern lässt es sich hier zum großen Teil nur auf dem Reiter Deckblatt.

Wählen Sie einen Liefertermin als Datum oder als Kalenderwoche aus. Diese Information steht für profacto Anwender hinterher in der Kapazitätsplanung zur Verfügung. 

Zusätzlich zu den allgemeinen Funktionen kann man sich hier 

  • an der Zeiterfassung im jeweiligen Kontext anmelden
  • die Stücklisten öffnen

Ab profacto steht die Projektgruppe als zusätzliches Filterkriterium zur Verfügung.

Wählen Sie einen Prozesstatus um den Fortschritt innerhalb des Betriebs abzubilden.

Aktivieren Sie das Ankreuzfeld Kleinauftrag, wenn es sich um einen Kleinauftrag handelt.

Reiter Deckblatt

Rechnungs- und Lieferadresse

Wählen Sie einen Kunden bei Rechnungs und Lieferadresse. Sie können den gleichen oder unterschiedliche Kunden auswählen. Hat ein Kunde unterschiedliche Rechnungs- und Lieferanschriften, so können Sie diese unter Kontakt auswählen.

Zusätzliche Kontakte und Adressen anlegen

Kontakte müssen Sie vorher im Kunden anlegen. Wie das geht erfahren Sie hier.


Die Rechungsadresse wird für alle Dokumente von Angebot bis Gutschrift verwendet, ausgenommen sind die Lieferscheine, die naturgemäß sich der Lieferanschrift bedienen.

Abwicklung

Diese Daten werden aus dem Kunden, siehe dort Reiter Finanzen, befüllt, können aber nach Belieben angepasst werden. 

Sofern hier Skonto ermöglicht wird, kann ein man diesen auch im Ausdruck ausweisen lassen und dieser wird für den Offenen Posten Kunden übernommen.

Zusätzlich ist hier die Gewährung eines projektübergreifenden Rabattes möglich. Ab profacto zweistufig.

Bauvorhaben

Das Bauvorhaben ist der Titel des Projekts und bildet zusammen mit der Kommission die beste Erkennbarkeit jenseits der Projektnummer. Da das Bauvorhaben meist auch in den Projektdokumenten auftaucht, sollte man es kurz fassen und die Details auf dem gleichnamigen Reiter erfassen, sofern es nicht besser in den Positionen selbst unterkommt. 

Zusätzlich kann hier die Bestellnummer des Kunden und das Datum erfasst werden, was in den Texten per Platzhalter dann auch wiedergegeben werden kann.

Reiter Details

Finanzen

Hier wird geregelt, wie das Projekt abgerechnet werden soll. In der Regel sollten alle Daten hier bereits korrekt sein, da sie vom Kunden her übernommen werden. 

Weitere Details

Hier kann eine dritte Adresse erfasst werden, wie zB ein externer Auftragsvermittler (zB Architekt, Hausverwaltung, Versicherung) wo weder die Lieferung, noch die Rechnung hingeht. Ggf. auch relevant für weiteren Schriftverkehr.

Lieferdetails & Abwicklung

Sachbearbeiter kann der zuständige Verkäufer oder auch zuständige Mitarbeiter der Buchhaltung oder zum Beispiel ein Projektleiter sein. Die Zuordnung erfolgt gemäß Ihren internen betrieblichen Abläufen und Zuständigkeiten. Üblicherweise wird die hier eingetragene Person auf Belegen als Ansprechperson für den Empfänger ausgewiesen.

Arbeitsvorbereiter der zuständige Arbeitsvorbereiter.

Sie können außerdem benötigte Subunternehmer, Monteure und Lieferanten hier eintragen.

Suchfelder

Erfassen Sie hier optional weitere Informationen, die man später ggf, auch zur Suche nach einen Projekt benötigt oder anderweitig verabeiten oder ausgeben möchte. Die Steuerung der Suchfelder erfolgt über die Voreinstellungen oder über den Bezeichner direkt.

Reiter Positionen

Menü zur Positionsbearbeitung über der Positionsliste

Zum Erzeugen einer Überschrift, markieren Sie die Position, zu der eine Überschrift erzeugt werden soll, wählen Sie aus dem Menü Positionen die Funktion Überschrift anlegen. Die Überschrift ermöglicht einen freien Text ohne Preis zu formulieren und wird in der Positionsliste farblich abgesetzt. In den meisten Formularen wird der Text einer Überschrift in fett ausgegeben, kann jedoch von Formular zu Formular unterschiedlich definiert sein. Die entstehende Position erhält eine Positonsnummer um 0,0005 kleiner als die der markierten Positionen.

Eine Summenposition wird durch Markieren der in die Zwischensumme einzufließenden Positionen und Ausführen der Funktion Summenposition anlegen erstellt. Die entstehende Position erhält üblicherweise eine Positionsnummer um 0,001 höher als die höchste der markierten Positionen. Auch diese Positionen werden farblich abgesetzt.

Einen Zeilenumbruch erzielt man nicht mit Return, sondern der Tastenkombination Strg-Shift-Return für Windows, bzw. Cmd-Shift-Return für OS X.

Ob eine Position in einer Summenposition enthalten ist, sieht man in der Spalte Status, wo nach dem Positionsstatus und der ggf. vorhandenen Belegnummer nach dem Schrägstrich eine 0 angezeigt wird für allein stehende Positionen, oder der Summenpositionsnummer, zu der eine Position gehört.

Möchte man Summenposition zu einer weiteren Positionsebene zusammenfassen, müssen alle zugehörigen Projektpositionen mit markiert werden.

Verschieben / Einfügen / Löschen von Positionen in Projekten mit Summenpositionen

Das Verschieben einer Position kann dazu führen, daß eine Summenposition notwendigerweise eine neue Positionsnummer erhält und dadurch die Verknüpfung zu den mit ihr verbundenen Positionen verloren geht, diese dann auf eine nicht mehr verfügbare Summenposition verweisen. Um dies zu vermeiden entfernen Sie vor dem Verschieben von Positionen Zwischensummen, oder passen Sie nachträglich die Positionsnummer der Summenposition an.

Lesen Sie hier zu allen Formen und Optionen von Sonderpositionen auch hier.

Ausschneiden erlaubt es - solange keine anderen Daten angehängt sind (z.B. Zeiten, Kalkulationen, Bestellungen) vor allem im Status Angebot Positionen von einem Projekt zu entfernen und auf ein anderes zu übertragen.

Kopieren und Einfügen erlauben markierte Positionen zu kopieren und direkt wieder einzufügen. Man kann über Einfügen natürlich auch kopierte Artikeldatensätze als Position einfügen.

Dokumentennummern neu vergeben erlaubt auf einfache Weise direkt fortlaufende Nummern zu erstellen, anstelle einer manuellen Erfassung.

Positionsnummer ändern erlaubt Positionen manuell eine neue Nummer zu vergeben, sofern diese noch nicht vorhanden ist.

Das Ändern von Positionsnummern

kann dazu führen, das bereits verbuchte Zeiten, Materialien, Bestellungen und gedruckte Belege, sowie aus interiorcad verweisende Objekte nicht mehr auf die jeweils referenzierte Position verweisen. Verwenden Sie die Änderung von Positionsnummern mit Vorsicht und verantwortungsbewußt.

Jedes Projekt besteht aus einer oder mehreren Projektpositionen. Projektpositonen sind auf der einen Seite die einzelnen Einträge, wie Sie beispielsweise im Angebot oder in der Rechnung auftauchen. Projektpositionen sind aber auch Projektphasen, zu denen beispielsweise eine Stückliste und oder eine Kalkulation vorgenommen wird, zu denen Produktionszeiten reserviert werden und zu denen hinterher eine Zeit- und Kostenerfassung durchgeführt wird.

Das Projekt setzt sich aus verschiedenen Arten von Projektpositionen zusammen:

  • Artikeln aus Ihrem Artikelstamm
  • Frei engegebenen Artikeln
  • Zwischenüberschriften
  • Zwischensummen

Postionen können zudem entweder mit in den Gesamtpreis aufgenommen werden oder bei der Berechnung außen vor gelassen werden (Alternativpositionen)

Duplizieren von Positionen oder Kopieren aus anderen Projekten

Die Kalkulationseinstellungen werden dabei stets mitkopiert, die Kalkulation selber kann nach Wahl übernommen werden.

  • In Kalkulationskarte der markierten Position wechseln öffnet die Kalkulation einer Position.
  • Markierte Position löschen löscht den ausgewählten Eintrag.

Stückliste zu einer Position anlegen

Wählen Sie im Modulmenü Navigation > Stücklisten zum Projekt. Die Stücklisten sind hier beschrieben.

Kalkulation zu einer Position anlegen

Artikel erfassen

  • Wählen Sie eine Artikelgruppe um die Artikel vorzusortieren und wählen Sie dann den gewünschten Artikel aus der Artikelliste aus.
  • Sie sehen die im Artikel gespeicherten Angaben und können diese nachkorrigieren.
  • Drücken Sie anschließend die Schaltfläche Neu um den Artikel zu erfassen.
  • Wiederholen Sie die Vorgehensweise bis Sie alle Artikel eingetragen haben.
  • Wenn Sie einen Eintrag korrigieren möchten, wählen Sie diesen aus der Liste aus, ändern Sie die anzeigten Werte und betätigen Sie anschließend den Button Ändern.
  • Um einen Eintrag zu löschen, wählen Sie diesen aus, und drücken Sie anschließend Löschen.

Materialliste weiterverwenden

  • Wenn Sie aus dieser Materialaufstellung eine Stückliste erstellen wollen, klicken Sie Stückliste aus Material erzeugen
  • Die Materialsumme wird automatisch in die Kalkulation rechts übernommen.

Zeiten kalkulieren

  • Wählen Sie eine Kostenstelle aus, geben Sie die Stundenzahl und den Stundensatz ein und klicken Sie auf Neu um die Zeit anzulegen.
  • Alternativ dazu können Sie aauch den vorgegebenen Kostenstellenrahmen benutzen und die entsprechenden Zeiten ändern.
  • Die Summe der Zeiten wird in die Kalkulation rechts mit den Materialkosten zu den Fertigungsgesamtkosten addiert.

Schnellkalkulation

Die Schnellkalkulation orientiert sich am Betriebsabrechnungsbogen. Sie können hier ermittelte Aufschlagsätze in den Voreinstellungen, Kalkulation eintragen, fallweise in einzelnen Kalkulationen ändern und erhalten anhand geschätzter Zeiten und Materialien eine Vorkalkulation, die Sie direkt in Ihr Angebot übernehmen können.

Positionshöhenregler

Über den Regler für die Positionshöhe kann die Zeilenhöhe in der Darstellung hier variabel eingestellt werden. Es hängt mit der Voreinstellung, Seite profacto zusammen.

Reiter Texte


Hier erscheinen für alle kaufmännischen Zustände des Projekts die in den Voreinstellungen oder (ab profacto) im Kunden zugewiesenen Standardtexte. Klicken Sie auf dem Reiter mit der gewünschten Projektphase und dem Reiter mit der gewünschten Sprache auf eine der Schaltflächen Vortext, Schlusstext, Fußtext um einen neuen Textbaustein auszuwählen oder ändern Sie den Text in den Textfeldern. Um dabei Platzhalter zu verwenden, öffnen Sie das Menü Platzhalter in Text einfügen oben links unterhalb des Sprachreiters.

Die Platzhalter sind kleine Textvariable wie "[RB]" oder "[IBAN1]", mit denen Sie Ihre Texte variabel gestalten können. Zum Zeitpunkt des Drucks werden diese Variablen durch die aktuell gültigen Werte ersetzt. Neben jeder Variablen im Menü steht eine kurze Bezeichnung, die erklärt, welche Funktion sie hat. Besondere Bedeutung haben dabei die Variablen [SKBEGINN] und [SKENDE], mit der Text umrahmt werden kann, der nur dann gedruckt werden soll, wenn Sie im Projekt Skonto gewähren.

Des weiteren haben Sie nun bei diversen numerischen Variablen wie [RB], [RBB] etc. die Möglichkeit, mit Rechenausdrücken zu arbeiten, also beispielsweise [RB*0,25] um spezielle Werte darzustellen.

Welche Textvariable es gibt und wie sie verwendet werden, steht im Detail auch hier: Textvariablen.

Reiter Statistik

Oben werden die Fertigungszeiten zusammengefasst und die Vor- und Nachkalkulationswerte miteinander verrechnet.

Rechts wird anhand dieser Zusammenfassungen dann der Deckungsbeitrag ermittelt.

Reiter Aktivitäten

Die Aktivitäten sind hier ausführlich beschrieben.

Reiter Projektadressen (ab profacto)

Mit den Projektadressen können beliebig viele Adressen zu einem Projekt abgelegt werden, um beispielsweise auf einer Baustelle die Adressen und Ansprechpartner von Hausmeister, Elektriker, Klempner etc. zu verwalten. Gespeicherte Projektadressen können Sie sowohl in normalen Ausdrucken wie Angebot bis Rechnung oder Freien Listen als auch in der internen Textverarbeitung nutzen. Dazu müssen spezielle Funktionsaufrufe in die betreffenden Formulare eingefügt werden (SR_Projektadresse). Wenn Sie hierbei Hilfestellung benötigen, bieten wir dies gerne als Dienstleistung an.

  1. Wählen Sie dazu entweder einen Kunden oder einen Lieferanten aus und gegebenenfalls noch einen Ansprechpartner.
  2. Dann vergeben Sie einen Adresstyp, der pro Projekt nur einmal vorkommen kann.
  3. Dann können Sie die Adresse mit "Neu" der Liste hinzufügen.

    Die Option Manuell erfasste Daten speichern bewirkt, dass die Adressdaten direkt im Projekt gespeichert werden. Sie können so auch abweichende Adressen hinzuzufügen, die nicht als Kunde oder Lieferant angelegt sind.

Reiter Finanzen (ab profacto)

Auf diesem Reiter sehen Sie alle Informationen, die in Bezug auf die Abrechnung eines Projekts von Bedeutung sind, sofern sie nicht schon im Deckblatt eingegeben wurden.

Offene Posten

Hier sind alle Rechnungen aufgeführt, die zum Projekt gedruckt wurden. Für jede Rechnung sehen Sie auch Information darüber, wieviel bereits bezahlt wurde, wann Sie gestellt wurde und den Inhalt des Felds Bemerkungen aus dem Offenen Posten. In der Summe erfahren Sie, wieviel berechnet und wieviel davon bezahlt wurde, jeweils als Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer.

 Provisionierung

Diesen Bereich können Sie genau dann sinnvoll nutzen, wenn Sie mit Verkäufern im Aussendienst arbeiten oder Ihre Innendienstsachbearbeiter erfolgsabhängige Vergütungsanteile besitzen:

  • Als Provisionsempfänger 1 wird hier der Mitarbeiter eingetragen, der im Kundendatensatz des Rechnungsempfängers als Mitarbeiter im Feld Personal zugeordnet ist. Der Provisionssatz kommt aus den Personalstammdaten des betreffenden Mitarbeiters.
  • Für den Provisionsempfänger 2 gibt es keine feste Regel - Sie können hier einen Mitarbeiter zuordnen, dessen Provisionssatz dann automatisch eingetragen wird. Die automatisch eingetragenen Werte können einfach überschrieben werden. Die Auswertung der Provisionen erfolgt zum Beispiel über eine freie Liste zur Honorarabrechnung.

Die in den Popupmenüs auswählbaren Mitarbeiter müssen im Personalstamm vorher als Provisionsempfänger gekennzeichnet worden sein. 

Faktoren für Rückrechnung Preise

Die hier angegebenen Werte dienen dazu, Verkaufspreise von frei erfassten Projektpositionen auf den KK und EK zurückzurechnen. Dies ist sinnvoll, um für die Deckungsbeitragsermittlung eines Projekts einigermassen realitätsnahe Werte auch bei Positionen zu erhalten, die nicht sauber durchkalkuliert wurden. Da die Positionsdeckungsbeiträge abhängig sind von der Art des Projekts sind sie an dieser Stelle anpassbar.

Sie werden beim Erfassen eines Projekts automatisch aus den Voreinstellungen, Seite Kalkulation, kopiert. Sie können die Werte hier anpassen. Beachten Sie, dass die Wertänderungen erst für neu erfasste Positionen gelten. Um auch bereits erfassten Positionen neue Rückrechnungsfaktoren für KK und EK aufzuprägen, nutzen Sie die Schnelländerung Positionen, die Sie im Menü Funktionen sowohl der Projektübersicht als auch der Positionsübersicht finden.

Beispiel

Ein Rückrechnungsfaktor von 1,5 im KK-Preis führt dazu, dass ein Verkaufspreis von 15 EUR auf einen KK von 10 EUR zurückgerechnet wird.

Zahlungsplan

Der Zahlungsplan erlaubt Ihnen, für ein Projekt komplexere Zahlungsvereinbarungen abzulegen als die einfache Zahlbarkeit nach einer Einzelrechnung. In vielen grösseren Projekten werden Zahlungspläne vereinbart, bei denen Zahlungen zu bestimmten Terminen oder zu bestimmten Ereignissen fällig sind.

Zahlungspläne werden im Projekt nur zugeordnet, sind dann aber im Nachhinein änderbar. Ein Zahlungsplan wird durch mehrere Zahlungen definiert, bestehend aus:

  • Termin: relativ zum AB-Datum oder Fixtermin und
  • Zahlbetrag: Absolutbetrag oder Prozentbetrag vom Projektwert
  • Hinweistext

Aus einem Zahlungsplan werden beim Speichern eines Projekts Aktivitäten erzeugt, die den Zahlungstermin als Wiedervorlagetermin mit Alarmfunktion besitzen. Diese Aktivitäten sind dem zuständigen Auftragssachbearbeiter zugeordnet.

Nehmen Sie Änderungen am Zahlungsplan vor, werden alle offenen, also noch nicht abgerechneten Zahlungen in ihren verknüpften Aktivitäten entsprechend angepasst.

Beim Druck einer Aconto-Rechnung können Sie bei Vorhandensein eines Zahlungsplans eine der Zahlungen auswählen und somit eine zum Zahlungsplan passende Aconto-Rechnung drucken, ohne noch weiter dafür Werte erfassen zu müssen.

Reiter Gewährleistung (ab profacto)

Diese Karteikarte benötigen Sie, wenn Sie Projekte im VOB-Umfeld abwickeln, was meisten der Fall ist bei öffentlichen Vergaben oder wenn Sie von Architekten beauftragt werden. In diesem Fall gestaltet sich die Rechnungsstellung etwas aufwendiger, weil der Auftraggeber Einbehalte vornimmt, die erst zu späteren Zeitpunkten wieder aufgelöst werden können.

Die hier vorgenommenen Eingaben werden im Ausdruck über Textvariable in den Text des Belegs integriert. Abzüge können über spezielle Listenvariablen sauber in einer Tabelle aufgeführt werden. Die Berechnung des tatsächlichen Zahlbetrags des Kunden nach Abzügen ist im Formular vorzunehmen.


Sicherheitsleistung bei Teilrechnungen

Stellen Sie eine Teilrechnung, wird der Auftraggeber nach VOB einen bestimmten Prozentsatz, in der Regel 10%, einbehalten können. Dieser Prozentsatz wird dann bei der Schlussrechnung aufgelöst und Ihnen dann auch überwiesen. Die konkrete Höhe des Einbehalts stellen Sie hier ein.

Gewährleistung bei Schlussrechnungen

Bei Schlussrechnungen ist es nach VOB üblich, dass der Auftraggeber als Garantie für saubere Ausführung einen bestimmten Prozentsatz einbehält. Diesen Wert können Sie hier eingeben. Neben dem Prozentsatz erfassen Sie auch noch die Einbehaltsdauer in Tagen, über das Auswahlfenster für die Dauer können Sie die üblichen 5 Jahre direkt erfassen, intern wird jedoch mit Tagen gerechnet.

Abzüge

Abzüge reduzieren Ihre Rechnungssumme weiter. Typische Abzüge sind

  • Baustrom
  • Bauwesenversicherung
  • Reinigung

um nur einige zu nennen. In vielen Fällen sind diese Abzüge bereits Teil des Werkvertrags und damit im Vorfeld schon bekannt.

Bei der Erfassung der Abzüge geben Sie eine Bezeichnung an, weiterhin, ab der Abzug absolut oder in Prozent wirksam ist, und welchen Umsatzsteuersatz er hat. Über die üblichen Schaltflächen fügen Sie den Abzug dann zur Liste hinzu oder ändern markierte Einträge.


Wie Sie die oben beschriebenen Abzüge und Einbehalte auf den Dokumenten ausweisen wird hier erklärt: Abzüge, Gewährleistungseinbehalt, Sicherheitseinbehalt auf Rechnungen ausweisen

Reiter Dokumente


Hier können Sie Dokumente zu Ihren Projekten hinterlegen. Diese werden im Projektordner gespeichert. Wo die Projektordner abgelegt sind, ist in der Voreinstellungen hinterlegt.

Die Funktionen im einzelnen (v.l.):

  • Wählen Sie ein neues Dokument auf Ihrem Computer aus
    • drückt man währenddessen zusätzlich die Alt-Taste, so lässt sich ein Pfad verknüpfen
    • drückt man währenddessen zusätzlich die Shift-Taste, so lässt sich eine URL verknüpfen
  • Öffnen Sie das markierte Dokument
  • Löschen Sie das markierte Dokument
  • Den Pfad dazu im Windows Explorer / macOS Finder öffnen

Aktivieren Sie Vorschau zeigen, um eine Vorschau des Dokumentes zu sehen, dieses Funktion bietet unter Windows auch die Option den Projektordner direkt zu benutzen. Unter macOS geht das leider systembedingt nicht.

Sollte Ihr Datei-Browser eine nicht darstellbare Seite bemänglen, so muß man hier lediglich auf die vorherige Ansicht wechseln, welche über diese Browserfehlermeldung angeboten wird.

Emails in Projektordner übernehmen

Man kann emails sehr einfach per Drag'n'Drop aus unterstützenden email-Programmen direkt in die Projektordner-Vorschau übernehmen. Wichtig dafür: 

  • Vorschau an
  • Projektordner existiert
  • Windows
  • Email-Programm erlaubt einzelne emails einfach als Dateien zB auf den Desktop zu speichern.




Reiter Auftragsstand (ab profacto)

Auf diesem Reiter erhalten Sie einen kompakten Überblick über den derzeitigen Fortschritt des Projekts mitsamt einer einfachen Rentabilitätsrechnung. Voraussetzung dazu ist, dass eine Nachkalkulation zum Projekt bzw. seinen Positionen existiert. Die Nachkalkulation lässt sich über die entsprechend benannte Schaltfläche auch aktualisieren, falls Sie nicht die Automatische Nachkalkulation in den Voreinstellungen aktiviert haben.

Der Auftragsstand fasst positionsweise zusammen, wie es um Ihr Projekt steht. Für jede Position werden hierzu Daten aus der Nachkalkulation angezeigt, nämlich Materialkosten, Fertigungskosten, ein Aufschlag für Gemeinkosten und daraus sich ergebend die Summe der Herstellkosten. Diese werden in Beziehung gesetzt mit dem Verkaufspreis der Position. Außerdem sehen Sie pro Position die erfassten Stunden und die kalkulierten Stunden, wodurch ersichtlich ist, welche Positionen noch zeitlich "Luft" haben und welche nicht.

(warning)  Nicht erteilte oder alternative Positionen werden im Auftragsstand nicht berücksichtigt!

Die Einzeldaten werden unten summiert, wodurch auf einen Blick zu erkennen ist, ob das Projekt rentabel ist oder nicht.

Den Auftragsstand können Sie über die Schaltflächen am oberen Rand der Liste drucken und auch exportieren, um ihn in Excel weiterzubearbeiten.

Die Fertigungs-GK sind nicht über den Aufschlag in der Schnellkalkulation berechnet, sondern stellen die Differenz zwischen KK-Stundenstatz und EK-Stundensatz für die in der Schnellkalkulation kalkulierten Zeiten dar.

 

Reiter Material (ab profacto)

Auf diesem Reiter sehen Sie eine Zusammenstellung aller im Projekt vorkommenden Artikel. Diese Zusammenstellung dient einerseits als Projektpreisliste, andererseits als Überblick darüber, in welchen Mengen die Artikel im Projekt verwendet werden.

Auffüllen der Liste

Die Liste wird durch folgende Aktionen befüllt:

  • Nutzung der Schnellkalkulation: Sobald Sie mit der Schnellkalkulation in einer Position arbeiten, wird die Liste mit den dort verwendeten Artikeln befüllt, seien es nun Artikel aus dem Artikelstamm oder Einmalartikel.
  • Aktives Befüllen aus Stückliste und Projektpositionen: Durch die Funktion "Objektartikel erzeugen" können Sie entweder alle Artikel aus den Stücklisten im Projekt oder den Positionen im Projekt zur Liste hinzufügen. Es ist auch möglich, beides auszuführen.

Projektpreisliste

Sobald ein Artikel in der Liste steht, wird in der Vor- und Nachkalkulation nicht mehr der Preis aus dem Artikelstamm verwendet, sondern der im Projekt hinterlegte Preis. Dies hat zur Folge, dass ein Projekt auch nach Jahren noch mit den Preisen kalkuliert werden kann, die bei seiner Erstellung gültig waren. Dennoch können Sie für einzelne oder alle Artikel erreichen, dass mithilfe des BefehlsObjektartikelpreise aktualisieren wieder der aktuelle Preis aus dem Artikelstamm oder der Bestellung verwendet wird.

Sobald Sie in der Liste einen Artikel markieren, wird oberhalb der Liste eine Reihe von Details angezeigt. Dabei ist auch erkennbar, ob es sich um einen Einmalartikel handelt, der nicht im Artikelstamm vorkommt. Weiterhin sehen Sie neben den aktuellen Preisen im Projekt auch die derzeit im Artikelstamm hinterlegten Preise. Gibt es zu dem Artikel eine Bestellung, die mit dem Projekt verknüpft ist, so werden die Preise der Bestellung bzw. deren Lieferpreise ebenfalls angezeigt.

Einmalartikel erhalten dabei ihren Kalkulationsmodus über die zugewiesene Stückliste.

Mengenzusammenstellung

Wenn Sie sich die Liste der Artikel in ihrer rechten Hälfte ansehen, erkennen Sie die Verbrauchsmengen im Projekt. Neben den Mengen in Stück werden auch die Massen in der jeweiligen Artikelmengeneinheit angezeigt sowie gegebenenfalls Reservierungen und Abbuchungen, die für diesen Artikel schon im Projekt gelaufen sind.

Die Schaltfläche '''Lagerbewegungen erfassen''' erlaubt Ihnen, 
Lagerbewegungen zu im Projekt verwendeten Artikeln zu erfassen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es sich um Platten handelt, die Sie lagermäßig führen und deren Verbrauch sie exakt erfassen wollen.

Lagerbewegungen erfassen

Die Schaltfläche Lagerbewegungen erfassen erlaubt Ihnen, Lagerbewegungen zu im Projekt verwendeten Artikeln zu erfassen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn es sich um Platten handelt, die Sie lagermäßig führen und deren Verbrauch sie exakt erfassen wollen. In einer Nachkalkulation, die auf Basis von Projektkosten durchgeführt wird, ist es angeraten, all die Artikel, die nicht auf das Projekt bestellt werden, durch entsprechende Lagerabbuchungen dem Projekt kostenmässig zuzubuchen. Neuerdings kann dies auch durch entsprechende Kalkulationseinstellungen im Artikel anders gelöst werden, dies setzt dann jedoch voraus, dass für die Nachkalkulation auch eine Stückliste vorhanden ist. Mehr zum Thema Lagerbewegungen finden Sie hier.

Reiter Zeiten (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte sehen Sie eine Zusammenstellung aller auf das Projekt erfassten Zeiten. Dabei wird unterschieden zwischen den

  • Projektzeiten - für 99% aller Anwender ausreichend
  • Maschinenzeiten - für Betriebe, die auch Bearbeitungszeiten von CNC-Maschinen und Zuschnittsägen etc. einsehen wollen, sofern diese unterstützt sind

Projektzeiten

Die Projektzeiten rekrutieren sich aus den in der Zeiterfassung erfassten Zeiten. Es ist dabei egal, ob sie direkt auf das Projekt, einen Fertigungsauftrag oder einen Betriebsauftrag erfasst wurden, diese Tabelle zeigt alle Zeiten zum Projekt an.

Durch die Filterfunktionen am oberen Rand der Liste können Sie die dargestellten Zeiten nach verschiedenen Kriterien filtern und dadurch beispielsweise die Zeitanteile von Positionen, Mitarbeitern oder Kostenstellen mit einem Klick ermitteln. Daneben ist auch ersichtlich, in welchen Zeiträumen die Zeiten angefallen sind.

Maschinenzeiten

Durch eine spezielle Importfunktion lassen sich Zeiten, die bestimmte Maschinen automatisch erfassen, in profacto einlesen und an dieser Stelle auflisten. Die Einstellung und gegebenenfalls notwendige Anpassung dieses Imports erledigt das profacto-Serviceteam für Sie in Absprache mit den jeweiligen Maschinenherstellern.

Zeitkennzahlen

Die Zeitkennzahlen fassen die für das Projekt erfassten Zeiten nach einigen wenigen Hauptaktionen wie Zuschnitt, Bekanten oder Furnieren zusammen und setzen sie ins Verhältnis mit der Menge des verarbeiteten Materials. Dadurch ergeben sich mengenunabhängige Kennzahlen, anhand derer sich Aussagen über die Komplexität der Bearbeitungen oder auch die Effektivität Ihrer Mitarbeiter treffen lassen, die Sie wiederum für neue Vorkalkulationen nutzen können.

Reiter PPS (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte sind mehrere unterschiedliche Informationen und Statistiken zur Projektsteuerung vereint. Ausserdem finden Sie hier eine Reihe von Einstelloptionen, die das Verhalten des Projekts beeinflussen.

Disposition

Treffen Sie hier Vorgaben für die weiter untenstehenden Hochrechnungen und für die Kapazitätsplanung (ab profacto pps).

  • Vorgabezeiten aus Positionen stellt Ihnen die Summe aller Vorgabezeiten dar, die in den Projektpositionen erfasst wurden. Es handelt sich konkret um das Maximum aus den Vorgabezeiten aus den Schnellkalkulationen und den Stunden, die in den Vorkalkulationen (z.B. auch aus der Stückliste) ermittelt wurden.
  • Verplante Stunden ist ein Wert, den Sie erfassen. Er stellt die Stunden dar, die dann als Basiswert in die Kapazitätsplanung einfliessen. Ausserdem ist es der Referenzwert für die weiter unten folgenden Hochrechnungen.
  • Verplantes Personal ist die Anzahl der Mitarbeiter, die im Schnitt gleichzeitig am Projekt arbeiten. Dadurch kann bestimmt werden, wieviele Stunden im Schnitt pro Tag geleistet werden können.
  • Verplantes Material ist in Ergänzung der überschlägige Planwert für die Materialkosten im Projekt.

Hochrechnung Plan-Daten

In diesem Bereich kann Ihnen profacto helfen, aus den Plandaten zu ermitteln, wann Ihr Projekt frühestens fertiggestellt sein kann bzw. wann Sie spätestens beginnen müssen, um zu einem festgelegten Endtermin ausliefern zu können. Ausgehend von einer Arbeitswoche mit 5 Tagen und einem Arbeitstag mit 8 Stunden und der eingetragenen Mitarbeiterzahl werden die entsprechenden Plantermine aus der Menge der verplanten Stunden errechnet. Für die Kapazitätsplanung ist es erforderlich, dass Sie hier Start- und Endtermin erfassen, damit profacto Ausgangsdaten hat, in welcher Zeit das Projekt in Ihrem Unternehmen Ressourcen belegt. Start- und Fertigstellungstermin werden Ihnen auch in der Projektübersicht angezeigt.

Ist-Werte

In diesem Bereich sehen Sie die bereits auf das Projekt aufgelaufenen Stunden, auch umgerechnet in Geldeinheiten. Die Restzeit ist hier ein rein rechnerischer Wert, basierend auf der Annahme, dass das Projekt wie geplant verläuft.

Hochrechnung aus Ist-Daten

Basierend auf einem von Ihnen einzutragenden Projektfortschritt kann profacto hier ermitteln, wann das Projekt tatsächlich fertiggestellt ist bzw. wieviele Stunden noch zu leisten sind.

Reservierung und Lagerbestand

In diesem Bereich sehen Sie kumulierte Werte in Geideinheiten zu den Lagerbuchungen, die in diesem Projekt bereits stattgefunden haben. An anderer Stelle, auf der Seite Material, wird dies weiter konkretisiert, hier haben Sie aber einen kompakten Überblick.

Einstellungen

In diesem Bereich steuern Sie das Verhalten des Projekts und seine Nutzung.

  • Kleinauftrag (oberhalb): Diess Feld ist nicht direkt aktivierbar, sondern wird über die Voreinstellungen gesteuert. Sie können dort eine vernünftige Mengen an Projekten als Kleinauftrag vordefinieren, die bestimmte Eigenschaften haben. Mehr dazu in den Voreinstellungen.
  • Projekt dient als Vorgabe: Aktvieren Sie dieses Feld, wenn Ihr Projekt als Vorgabe dienen soll. Wann immer Sie ein neues Projekt anlegen, können Sie dann optional eines der Vorgabeprojekte wählen. Es wird mit all seinen Positionen, Schnellkalkulationen, Stücklisten und Texten kopiert.
  • Privates Projekt: Private Projekte sind nur für die Anwender sichtbar, die sie angelegt haben. Normalerweise wird genau ein Anwender, der Firmeninhaber, solche Projekte haben. Dazu muss in den persönlichen Voreinstellungen auch aktiviert werden, dass der Anwender private Projekte anlegen und sehen darf.
  • Projekt ist Rahmenauftrag: Rahmenaufträge sind Projekte, die einen pauschalen Umfang an Produkten und Leistungen definieren. Sie werden mit dem Kunden ausgehandelt und in der Regel wird vereinbart, dass die Produkte dann in einzelnen Abschnitten geliefert werden. Es herrscht so Vertragssicherheit für eine definierte Menge von Produkten. Damit der Rahmenauftrag "scharf" wird, muss er den Status "Auftragsbestätigung" besitzen. Ist das der Fall, können Sie beim Neuanlegen eines Projekts auch einen Rahmenauftrag wählen. Dieser wird vollumfänglich kopiert, die Mengen jedoch werden auf "0" gesetzt. Erfassen Sie nun die tatsächlichen Liefermengen des Abrufs. Überschreitet die erfasste Menge, zusammen mit den Mengen in anderen Abrufen, die ursprünglich vereinbarte Menge, so erhalten Sie einen Warnhinweis und die Menge wird zurückgesetzt. In der Positionsübersicht des Rahmenauftrags sehen Sie für jede Position genau, wieviel schon in Abrufen verplant bzw. ausgeliefert und berechnet wurde.
  • Projekt ist Abrufauftrag von Rahmen: Dieses Feld ist aktiviert, wenn das aktuelle Projekt ein Abrufauftrag ist.
  • Projekt ist Fertigungsauftrag: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn das Projekt ein Fertigungsauftrag sein soll. Sie müssen dann noch das Projekt wählen, auf das sich der Fertigungsauftrag beziehen soll.
  • GU-Hauptauftrag: Über diese Option machen Sie ein Projekt zum GU-Hauptauftrag. Mehr Informationen zum Thema GU finden Sie im Kapitel Nutzung von GU-Aufträgen.
  • GU-Unterauftrag: Diese Option ist aktiviert, wenn ein Projekt ein GU-Unterauftrag ist. Sie können hier auch ein "leeres" Projekt zum GU-Unterauftrag machen, indem Sie einen Hauptauftrag auswählen und dann die Position des Hauptauftrags, auf die sich der Unterauftrag bezieht.
  • Reklamationsauftrag: Aktivieren Sie diese Optio, wenn das Projekt Reklamationsarbeiten zu einem regulären Kundenprojekt enthält. Mehr dazu unter Projektarten.
  • Projekt gesperrt für BDE: Wenn diese Option aktiviert ist, können auf dieses Projekt keine Zeiten via TZE, Websuite oder Digi-Zeit erfasst werden. Diese wird auch automatisch gesetzt, sofern die Option Angebote standardmäßig für BDE sperren der Voreinstellungen, Reiter Zeiten/Personal aktiv ist.
  • Projekt wird nicht mit interiorcad abgeglichen: Diese Option wird automatisch aktiviert, wenn das Projekt abgerechnet wurde. Damit wird verhindert, dass zu viele profacto-Projekte in der interiorcad-Austauschdatenbank stehen. Sie können aber jederzeit das Häkchen entfernen (oder in der Angebotsphase setzen, um so einen Abgleich gezielt zu erlauben oder zu verhindern.
  • Stückliste nicht änderbar: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Stücklisten des Projekts nicht mehr geändert werden sollen. Es empfiehlt sich, diese Option über die persönlichen Voreinstellungen nur ausgewählten Anwendern zugänglich zu machen.
  • Projekt ist nicht erweiterbar: Aktivieren Sie diese Option, wenn dem Projekt keine weitere Position mehr hinzugefügt werden soll. Auf dem Reiter Positionen wird der Button für eine neue Punktion deaktiviert.

Information

Hier können Sie beliebige Bemerkungen erfassen, die in Bezug zur Projektplanung stehen. Das Feld ist eines von 2 Informationsfeldern im Projekt (das andere findet sich auf dem Deckblatt), um all das zu erfassen, was die Projektbearbeiter zum Auftrag wissen müssen.

Reiter Vorgangsarchiv

Auf dieser Karteikarte finden Sie eine Reihe von Informationen, die mehr oder minder eng mit dem Projekt verknüpft sind. Von hier aus lässt sich der Projektfortschritt in vielen Kriterien sehr gut übersehen. Auf den meisten Karteikarten können Sie per Doppelklick direkt auf den Ziel-Datensatz verzweigen.

  • Bestellungen: Hier finden Sie eine Liste aller Bestellungen, die zum Projekt existieren. Sie können die Einträge doppelklicken, um zur Bearbeitung der Bestellung zu gelangen.
  • Lieferanten-OPs: Eine Aufstellung aller Eingangsrechnungen zum Projekt, auch solcher, in denen das Projekt nur über die Kostenträgeraufteilung berührt wird.
  • Projektkosten: Die Aufstellung aller Projektkosten, die sich ergeben durch die Rechnungsprüfung im Bestellwesen sowie durch manuelle Erfassung.
  • UPS-Paketverfolgung: Die UPS-Website, die Ihnen den Status des UPS-Pakets anzeigt, dessen Trackingnummer Sie im Deckblatt erfasst haben
  • Bestellpositionen: Eine Aufstellung aller Bestellpositionen zum Projekt mit Lieferstatus. Auch hier führt Sie ein Doppelklick in die Bearbeitung.
  • Lagerbewegungen: Alle Zu- und Abbuchungen von Lagerartikeln zum Projekt
  • Reservierungen: Alle Reservierungen, seien sie aus der Stückliste oder aus den Projektpositionen ausgelöst.
  • Betriebsaufträge: Alle Betriebsaufträge, die das Projekt betreffen.
  • Belege: Hier finden Sie die Belegkopien von Angebot bis Rechnung sowie der gedruckten Freien Listen, mit der Möglichkeit, nach Belegtyp zu filtern. Ein Doppelklickt reicht, um sich einen Beleg nochmals am Bildschirm anzeigen zu lassen oder ihn zu drucken. Zusätzlich zu den Projektbelegen werden hier auch Mahnungsbelege aus den Offenen Posten gespeichert. Mahnungsbelege werden immer als ein kompakter Druckvorgang erzeugt. Bei Mahnungen zu Rechnungen von diversen Projekten, wird der Ausdruck an alle betroffenen Projektvorgangsarchive angehängt.

Reiter Variable (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte bearbeiten Sie die Globalen Variablen. In der Regel erscheinen hier Eintragungen, wenn Sie Artikel ins Projekt einfügen. Artikel können neben lokalen auch projektweit gültige Variable besitzen, die eben an dieser Stelle zur zentralen Bearbeitung zur Verfügung stehen.

Globale Variable lassen sich wie lokale Variable bearbeiten. Sobald Sie die Karteikarte mit den globalen Variable verlassen, werden alle Projektpositionen aktualisiert, d.h. ggf. Preise neu berechnet und Stücklisten neu berechnet. Daher sollten Sie beachten, dass auch Positionen neu berechnet werden, die eine geänderte globale Konstante nicht nutzen - es wird generell jede Position neu berechnet.

Es kann vorkommen, dass Sie Artikel im Projekt verwenden, die globale Variable besitzen. Fallen solche Artikel in einer späteren Bearbeitung wieder weg, bleiben die globalen Variable im Projekt. 

Um nun das Projekt von allen nicht benötigten Variable zu befreien, die auch den Druck unmöglich machen könnten, gibt es die Schaltfläche Nicht mehr genutzte Variable löschen, die alle Positionen durchsucht und dabei all die Variable ermittelt, die nicht mehr benötigt werden. Diese werden Ihnen in einem Dialog angezeigt, den Sie noch abbrechen können, falls Sie einer Sache auf den Grund gehen wollen.

Weiterhin lassen ich über die Option Nur Variable zum aktuellen Status anzeigen all die Variable ausblenden, die erst ab dem Status Auftragsbestätigung benötigt werden.

Über die Funktion Alle Stücklisten aktualisieren werden alle hinterlegten Stücklisten mit den im Projekt definierten Variablen neu ausgewertet.

Reiter Ergänzungen (ab profacto)

Auf dieser Karteikarte können Sie Ergänzungen zu einem laufenden Projekt definieren. Unter Ergänzungen kann man Nachträge, aber auch sonstige Änderungen definieren, die nicht unbedingt verrechenbar sein müssen, jedoch separat ausweisbar sein sollen.

  1. Füllen Sie die Eingabefelder (Name, Datum und Beschreibung) aus, das Positionsfeld wird automatisch gefüllt und die Summe ergibt sich aus den Positionen den Nachtrags.
  2. Nun klicken Sie dann mit der RECHTEN Maustaste in die Liste.
  3. Es erscheint ein Kontextmenü, aus dem Sie den Befehl "Neu" auswählen können. Nun wurde eine neue Ergänzung angelegt.

Eine nicht abrechenbare Ergänzung führt dazu, dass alle danach neu angelegten Positionen den Rabattsatz 100% erhalten.
Eine Ergänzung ist ein Nachtrag, der sich als Überschrift der Positionsübersicht wiederspiegelt.

Tipp: Legen Sie erst den Nachtrag an und dann die Positionen.

Sobald eine solche Ergänzung angelegt ist, arbeitet profacto in der Positionserfassung mit dieser Information.

Das heißt konkret:

  • Sobald eine neue Position angelegt wird, erhält Sie als Positionstyp den Namen der zuletzt angelegten Ergänzung.
  • Erzeugen Sie eine Überschrift, so wird als Titel der Überschrift automatisch der Name der zuletzt eingefügten Ergänzung eingefügt.
  • In der Positionsübersicht (Projekt-Übersicht -> Menü Funktion->Positionen) kann man dann nach Positionstyp filtern.
  • Auf der Karteikarte Ergänzungen wird angezeigt, welchen Wert alle einer Ergänzung zugeordneten Positionen haben.
  • Im Ausdruck, zum Beispiel einer Schlussrechnung, kann eine Zusammenstellung aller Ergänzungen mit ihren Summenwerten gedruckt werden. Dazu ist eine Formularanpassung nötig, es werden dazu mehrere Arrays eingefügt, die Namen und Summen der Ergänzungen beinhalten.
    Auf dieser Karteikarte können Sie Ergänzungen zu einem laufenden Projekt definieren. Unter Ergänzungen kann man Nachträge, aber auch sonstige Änferungen definieren, die nicht unbedingt verrechenbar sein müssen, jedoch separat ausweisbar sein sollen.

Reiter Controlling (ab profacto)

Die Seite Controlling wird nur für einen GU-Hauptauftrag angezeigt und dient dazu, ein Projekt oder einen GU-Hauptauftrag in einer kompakten Gesamtschau nach seiner Rentabilität zu beurteilen. Es gibt hierbei zwei unterschiedlichen Herangehensweisen:

  • Für normale Projekte und GU-Unteraufträge werden nur die Daten des aktuellen Projekts verwendet.
  • Bei GU-Hauptaufträgen werden in vielen Spalten Daten aus den GU-Unteraufträgen herangezogen.

Kopfteil

Summen aus Beauftragung
  • Auftragssumme Original AB: Der zum Zeitpunkt des Drucks der AB gültige, unrabattierte Projektwert.
  • Rabattsatz 1/2 AB: Die zu diesem Zeitpunkt gültigen Rabatte in Prozent
  • Rabattbetrag 1/2 AB: Die zu diesem Zeitpunkt gültigen Rabatte in Währungseinheiten
Aktuelle Werte
  • Projektwert: Der aktuelle Projektwert.
  • Rabattsatz 1/2: Die aktuell gültigen Rabatte in Prozent
  • Rabattbetrag 1/2: Die aktuell gültigen Rabatte in Währungseinheiten

Fußteil

  • Summe Nachträge: Die Summe aller Nachtragspositionen
  • Summe Nachträge Kosten: Die Summe der EK-Preise aller Nachtragspositionen
  • Summe Nachträge Einkauf: Die Kosten aus den Bestellungen zu den Nachtragspositionen
  • Noch zu erwartenende Eingangsrechnungen: Auf Basis der Bestellungen und bereits eingegangenen Rechnungen ergibt sich ein noch zu erwartender Rechnungsbetrag.

Spalten

Hier eine Erläuterung zu den Spalten und der Herkunft der Daten:

  • Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
  • Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
  • VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
  • VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
  • EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
  • EK Vorgabe: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
  • Aufschlag: Der Aufschlag von EK auf VK Vertrag in Prozent
  • EK bestellt: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
  • EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
  • EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.
  • VK Ist: Summe der Rechnungen zu dieser Position. Die Spaltensumme kann abweichen, falls zu diesem Projekt nur Aconto-Rechnungen gedruckt wurden.
  • DB kalkuliert: Differenz ans VK Vertrag und EK kalkuliert
  • DB Ist: Differenz aus VK Ist und EK Ist zu dieser Position
  • Istzeit: Summe der Zeiten, die auf diese Position bzw. auf die Positionen des Unterauftrags erfasst wurden
  • Sollzeit: Summe der Vorgabezeiten zu dieser Position, basierend auf vorhandenen Vorkalkulationen

Druck

Kopfteil
  • Kommission: Das Feld Kommission im aktuellen Projekt
  • Aussendienst: Der Name des zuständigen Provisionsempfängers, zugeordnet auf der Seite Finanzen im Projekt
  • Bauleiter: Name des Bauleiters, zugeordnet auf der Seite PPS
  • Zeitraum: Laufzeit des Projekts, zugeordnet auf der Seite PPS
  • Istzeit: Summe der Zeiten, die auf dieses Projekt bzw. auf die Positionen der Unteraufträge erfasst wurden
  • Sollzeit: Summe der Vorgabezeiten zu diesem Projekt, basierend auf vorhandenen Vorkalkulationen entweder der Positionen oder aller Positionen aller Unteraufträge
  • EK kalkuliert: Summe der EK-Preise dieses Projekts
  • VK kalkuliert: Summe der unrabattierten VK-Preise dieses Projekts
  • VK Vertrag: Nettowert inklusive Rabatt zum Zeitpunkt der Auftragserteilung
  • DB in EUR: Deckungsbeitrag zwischen VK Vertrag und EK kalkuliert, in Währungseinheiten
  • DB in %: dito in Prozent
  • Mehrkosten: Summe der Kosten der Nachtragspositionen zu diesem Projekt
  • Mehrumsatz: Differenz zwischen aktuellem Projektwert und dem Projektwert zum Zeitpunkt der Auftragserteilung (egal, ob es sich um Nachtragspositionen handelt oder nicht!!)
  • VK Ist: Summe der Rechnungen zu diesem Projekt.
  • DB Ist: Differenz aus VK Ist und EK Ist zu diesem Projekt
  • DB Ist in EUR: Differenz aus Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen zu diesem Projekt in EUR
  • DB Ist in %: dito in Prozent
Spalten

Hier eine Erläuterung zu den Spalten und der Herkunft der Daten:

  • Pos: Hier wird die Positionsnummer angezeigt und ggf. noch die Information darüber, ob es sich um einen Nachtrag handelt (Gekennzeichnet durch "N:" + Nachtragsname)
  • Bezeichnung: Die Positionsbezeichnung
  • EK kalkuliert: Der unrabattierte EK-Preis der Projektposition
  • Aufschlag EK/VK: Der Aufschlag von EK kalkuliert auf VK Vertrag in Prozent
  • DB kalkuliert: Differenz aus VK Vertrag und EK kalkuliert
  • VK kalkuliert: Der kalkulierte, unrabattierte Verkaufspreis der Position
  • VK Vertrag: Der um den Projekt UND Positionsrabatt reduzierte Verkaufspreis der Projektposition. Die Summe dieser Spalte kann abweichen, falls mit Zwischensummen gearbeitet wurde.
  • EK Vertrag: Der um den Rabatt reduzierte EK-Preis, dient als Vorgabe für den Einkauf, dieser EK sollte erzielt werden.
  • EK Ausschreibung: Ist identisch mit EK kalkuliert in einem normalen Projekt. In einem GU-Haupt-Projekt handelt es sich hier um die Summe aller EKs aus dem zu dieser Position zugehörigen Unterauftrag.
  • EK Vergabe: Die Summe der EK-Preise der Bestellpositionen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des Unterauftrags, falls es sich um ein GU-Haupt-Projekt handelt.
  • EK Vergabe - EK Vertrag: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem gewissermassen als Vorgabe fungierenden EK Vertrag. Stellt die "Performance" des Einkaufs im Vergleich zur Vorgabe des Vertriebs dar.
  • EK Vergabe - EK Ausschreibung: Die Differenz zwischen dem EK-Preis der Bestellungen minus dem der Summe der EK-Preise der Positionen des Unterauftrags. Stellt die Performance des Einkaufs im Vergleich zur fachlichen Vorgabe der Planungsabteilung dar.
  • EK Ist: Die Summe der Eingangsrechnungen zu dieser Position bzw. zu den Positionen des zugehörigen GU-Unterauftrags.
  • EK Prognose: Falls das Projekt noch keinen Unterauftrag hat: Summe der EK-Preise. Falls Unterauftrag vorhanden: Summe der EK-Preise des Unterauftrags. Falls Bestellungen vorliegen: Summe der EK-Preise der zugehörigen Bestellungen. Falls die Bestellungen komplett abgewickelt sind: Rechnungssumme der Bestellungen.

Reiter Tabellenkalkulation (ab profacto)

Die  Tabellenkalkulation ist modulübergreifend hier dokumentiert: Tabellenkalkulation (ab profacto)

Funktionen > Neue interiorcad Zeichnung

Startet eine neue interiorcad Zeichnung mit der gewählten Vorgabe.

Zeiterfassung direkt im Projekt

In der Werkzeugleiste der Projektbearbeitung finden Sie ein Symbol "An TZE anmelden", mit dem Sie sehr komfortabel direkt im Projekt die Zeiterfassung auf dieses Projekt starten können. Klicken Sie einfach die Schaltfläche an und die Zeiterfassung auf die Position 1 dieses Projekts beginnt. Waren Sie vorher nicht angemeldet, dann müssen Sie aus der Kostenstellenliste noch die Kostenstelle auswählen, auf der Sie arbeiten.



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2 Comments

  1. Entfernter Absatz:

    Montagetermine

    Auf dieser Seite erstellen Sie Montagetermine, verplanen (externe) Montageteams und Speditionen. Weiterhin erzeugen Sie hier die zugehörigen Bestellungen, um die externen Dienstleister dementsprechend zu beauftragen.

    Wie funktioniert das?

    Ein Montagetermin besteht elementar aus:

    • Einer Kostenstelle, zur Zuordnung in der Kapazitätsplanung. Diese ist per Rechtsklick auswählbar.
    • Einem Verladetermin - per Datumspicker wählbar
    • Einem Montagezeitraum - Per Datumspicker wählbar
    • Einem Montageverantwortlichen - Zuweisung des Personals ist auch über Kontextualklick möglich. Es erscheint ein Popup mit dem als Kommissionierer markierten Personal. Dafür gibt es ein neues Filterfeld Kommissionierer in den Personaldaten
    • Einer Transportressource, wahlweise eine externe Spedition oder ein interner LKW
    • Einem Bezahlungsmodus, per Nachweis oder Festpreis

    Zu jedem Montagetermin können beliebig viele Montageteams zugeordnet werden. Das sind, in letzter Konsequenz, einfach Lieferanten. Das passiert, bei selektiertem Montagetermin, dann in der Liste direkt darunter.

    Zu jedem Montageteam können dann Montageartikel zugeordnet werden. Die Montageartikel sind notwendig, um das Montageteam bestellen zu können. Denn nur so können wir später auch die eingehende Rechnung des Montageteams sauber prüfen.

    Montagetermine werden, abgesehen von der Eingabemöglichkeit, noch nicht weiter programmtechnisch ausgewertet. Sie können jedoch in freien Listen verwendet werden, um differenzierte Auswertungen zu erstellen. Montagetermine werden in speziellen Datensätzen der Tabelle Aktvitäten abgelegt. Da die Speicherung verhältnismässig komplex ist, sollte die Erstellung freier Listen immer von autorisierten Mitarbeitern und Partnern der extragroup vorgenommen werden.

    Bestellartikel: Das Bemerkungsfeld wird mit dem Artikelfeld Kompakt-Bezeichnung gefüllt. Ist dieses Feld leer wird die Kurzbezeichnung verwendet.

  2. Entfernter Absatz:

    Reiter Disposition (ab profacto pps)

    Auf der Karteikarte Disposition dreht sich alles um die Feinplanung eines Projekts. Neben allgemein zu erledigenden Aufgaben wird hier die Planung von Montageterminen vorgenommen.

    Es gibt 3 Unterkarteikarten, die im Folgenden besprochen werden:

    • Projektdisposition
    • Gantt-View
    • Montagedisposition

    Die Basis-Idee ist, dass die Geschäftsprozesse zur Erledigung eines Projekts in der Regel wenig variieren. Es ist daher naheliegend, diese zu beschreiben und damit für jedes Projekt die zu erledigenden Aufgaben zu antizipieren. Durch eine zeitnahe Rückmeldung der Erledigung erhält man für jedes Projekt einen guten Überblick über den Fortschritt.

    Projektdisposition

    Die Projektdisposition führt alle geplanten Prozessschritte auf, die im Rahmen der Abarbeitung eines Projekts zu erledigen sind. Hierbei kann es sich sowohl um Aktivitäten im Büro als auch um solche in der Werkstatt handeln. Generell ist jede Aktivität planbar und mit anderen Aktvitäten zu verknüpfen.

    Grundvoraussetzung für das Arbeiten ist, dass Sie hier einen geplanten Start und ein geplantes Ende für die Projektbearbeitung einstellen. Es kann sich hier sowohl um die reine Fertigungszeit als auch um die Gesamtbearbeitungszeit des Projekts handeln. Die so eingetragenen Termine werden in der Kapazitätsplanung mit einem grünen Balken visualisiert und helfen bei der Grobplanung von Projekten.

    Weiterhin müssen Sie für die einzelnen Produktionsphasen Prozessphasen angelegt haben. Eine Produktionsphase ist ein Grobabschnitt im Leben eines Projekts wie beispielsweise

    • Angebotsphase
    • Planungsphase
    • Fertigungsphase
    • Montagephase

    Prozessphasen sind dann Einzelaktivitäten innerhalb einer Produktionsphase wie beispielsweise

    • Präsentationszeichnung
    • Stücklisten schreiben
    • Kalkulieren
    • Zuschneiden
    • Kanten anleimen

    Hinweise zur Erfassung von Produktions- und Prozessphasen erhalten Sie hier.

    Der generelle Ablauf während der Anlage:

    • Erstellen Sie einen Objektzeitstrahl aus einer Vorlage.
    • Modifizieren Sie gegebenenfalls die Zuordnung von Mitarbeitern und die Dauer der Prozessphasen

    Der Ablauf in der Projektbearbeitung:

    • Erfassen Sie den Bearbeitungsfortschritt
    • Kontrollieren Sie den Rückstand einzelner Prozessphasen

    Anlage

    Zum Erstellen eines Objektzeitstrahls wählen Sie aus dem Popupmenü "Objektzeitstrahl aus Vorlage erstellen" die passende Produktionsphase. Sie werden nun nach dem Starttermin dieser Phase gefragt. Basierend auf dem Starttermin werden dann die Prozessphasen ins Projekt kopiert. Als Starttermin wird immer der Starttermin des Projekts vorgeschlagen. Jeder ins Projekt kopierte Objektzeitstrahl kann jedoch seinen eigenen Starttermin haben.

    Wie viele Objektzeitstrahlen ein Projekt besitzt, hängt davon ab, ob ein Angebot überhaupt zum Auftrag wird und dann natürlich auch, was für eine Art von Auftrag es ist.

    Bearbeitung

    Durch Anklicken der Datensätze in der Liste bearbeiten Sie die Abhängigkeiten, setzen die Termine und die geplanten Manntage und Mitarbeiter. Nach dem Bearbeiten aktualisieren Sie die Liste durch Anklicken der Schaltfläche "Aktualisieren".

    In den hinteren Spalten einer Phase des Objektzeitstrahls erfassen Sie den realen Bearbeitungsbeginn sowie den Bearbeitungsfortschritt in Prozent. Nach Aktualisierung der Liste wird der Bearbeitungsfortschritt mit einem Balken angezeigt, der grün ist, solange der Bearbeitungsbeginn, der Bearbeitungsfortschritt und die noch verbleibenden Manntage auf eine rechtzeitige Erledigung hindeuten. Andernfalls ist der Balken rot, und die Phase ist im Rückstand. Ist die Phase abgeschlossen, setzen Sie den Bearbeitungsfortschritt auf 100%.

    Komplettierte Phasen können ausgeblendet werden, um einen besseren Überblick über die noch zu erledigenden Phasen zu erhalten.

    Gantt-View

    Der Gantt-View dient derzeit einzig der visuellen Darstellung der verplanten Prozessphasen im Objektzeitstrahl. Sie können links einstellen, welche Produktionsphase dargestellt werden soll. Es kann immer nur eine Produktionsphase gleichzeitig dargestellt werden.

    Der Gantt-View dient derzeit nicht der Bearbeitung, sondern nur der Darstellung der verplanten Prozessphasen.