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Einführung

Bevor Sie richtig loslegen können, müssen einige Dinge erledigt werden. Für jeden Kunden und Lieferanten muß die Bankverbindung eingegeben werden.
In der Bearbeitungsmaske zum Kunden finden Sie diese Angaben auf der Seite Finanzen. Beim Lieferanten sind die Bankverbindung und die Kontonummer ebenfalls auf der Seite Finanzen zu finden. Momentan unterstützt profacto mit dem Zahlungsverkehr lediglich Überweisungen und Lastschriften an deutsche Kreditinstitute, ausländische Institute müssen Sie nach wie vor manuell bedienen.

SEPA-Dateien erzeugen

Um Datenträgeraustauschdateien zu erzeugen, wählen Sie einfach bei den Kunden- oder Lieferanten-OPs die Datensätze an, die zur Gutschrift bzw. zur Lastschrift kommen und wählen dann den Menüpunkt SEPA Export aus dem Funktionen-Menü der jeweiligen OP-Übersicht (Kunden oder Lieferanten).

Ab profacto 2013 können Sie gezielt auch Teilzahlungen oder Teillastschriften vornehmen. Hierzu erfassen Sie auf der Karteikarte Teilzahlung im OP eine Teilzahlung und aktivieren die Option "Vormerkung Banking". Entscheidend ist nun das Datum der Teilzahlung. Bei einem Zahlungslauf werden all die Teilzahlungen bearbeitet, die als "Vorgemerkt" gekennzeichnet sind und deren Teilzahlungsdatum kleiner oder gleich dem Tagesdatum ist. Nach erfolgter Überweisung wird die Vormerkung entfernt und die Teilzahlung ist aktiv.

Falls profacto für einen der ausgewählten Datensätze feststellt, daß keine Bankverbindung existiert, werden Sie darauf hingewiesen. Der Datenträgeraustausch wird nur fortgesetzt, wenn alles korrekt ist. Jetzt müssen Sie sich entscheiden, über welche Ihrer Bankverbindungen Sie die Überweisung/Lastschrift absetzen wollen. 

Wählen Sie die richtige Bankverbindung aus und bestätigen Sie Ihre Wahl mit Export.

Man sieht in der Übersicht, die in dem Vorgang beinhalteten Überweisungen, TZ steht dabei für Teilzahlung.

Sie werden nun nach dem Speicherort der Datenträgerdatei gefragt. Falls Sie in den Voreinstellungen einen Standardpfad für den Datenträgeraustausch definiert haben, wird die Datei automatisch an dieser Stelle abgelegt. Es wird generell immer ein neuer Ordner erzeugt, der durch das Tagesdatum und die Uhrzeit gekennzeichnet ist.

Dann erzeugt profacto die Datei und druckt gleichzeitig einen Begleitzettel für die Bank. Weiterhin wird ein Protokoll gedruckt mit allen Überweisungen oder Lastschriften, die in der SEPA-Datei geschrieben wurden. Dieses Protokoll dient zu Ihrer Information und als Beleg, damit Sie wissen, was mit welchem Überweisungslauf überwiesen wurde. 

Ist der Empfänger der Offenen Posten stets gleich, bietet profacto zusätzlich an es in eine Überweisung zusammenzufassen, so lassen sich auch Gutschriften mit zu zahlenden Beträgen verrechnen ohne einen Bankeinzug auszulösen sofern die Gesamtsumme positiv bleibt. Dabei wird stets das aktuelle Datum als das Ausführungsdatum definiert und kein Skonto in Anspruch genommen. Führen Sie die Zusammenfassung also nur dann aus, wenn Sie nicht Zahlungsziele optimal ausnutzen wollen.

SEPA-Transfers

Bei der Durchführung von SEPA-Transfers ist eine Reihe von Vorbedingungen zu erfüllen, damit diese von Ihrer Bank akzeptiert werden:

Für den Anwenderbetrieb:

  • Creditor Id/Gläubigerreferenz: in den Voreinstellungen auf Seite Finanzen zu erfassen
  • IBAN/BIC für jede Bank, die hinterlegt ist: in den Voreinstellungen auf Seite Adresse zu erfassen

Für jeden Kunden / Überweisung und Lastschrift:

  • Mandatsreferenz
  • Mandatsdatum/Date of signature
  • IBAN
  • BIC

Eine Gutschrift für einen Kunden wird als Überweisung ausgeführt und kann nicht zusammen mit Lastschriftvorgängen kombiniert werden. Die Datensätze müssen manuell gewählt werden.

Für jeden Lieferanten / Überweisung:

  • IBAN
  • BIC

Soll Skonto für Überweisung an den Mandanten in Anspruch genommen werden, so wird diese entsprechend auch für die SEPA-Überweisung erfasst.

Lastschriften brauchen hier zusätzlich wie beim Kunden:

  • Mandatsreferenz
  • Mandatsdatum/Date of signature

Der Einfachheit halber wird hier das Fälligkeitsdatum für Lieferantenrechnungen auch für die Lastschriften angenommen.

Für die erzeugte Überweisungsdatei werden derzeit folgende Annahmen getroffen:

  • Art der Lastschrift: B2B (Firmenlastschrift), kann alternativ auch CORE sein (Basislastschrift)
  • Wiederholungstyp: FRST (erste), danach RCUR (wiederholend)
  • Das Fälligkeitsdatum der Abbuchung sollte in der Zukunft liegen.
  • Für die Transfers lässt sich nach ISO20022 eine Klassifizierung einführen. Wird derzeit nicht gemacht
  • Bei Änderung eines Mandats kann man umfangreiche Änderungsinformationen mitschicken. Wird derzeit nicht unterstützt.

Der SEPA-Transfer erzeugt eine XML-Datei, derzeit SEPA.XML benannt, die Sie an Ihre Bank senden müssen bzw. auf der entsprechenden Seite der Bank hochladen müssen. Zumindest im Zusammenhang mit ProfiCash sind Fehler bekannt, die die korrekte Verarbeitung des Fälligkeitsdatums aus einer XML-Datei betreffen. Dies ist kein Fehler in profacto!

Vor Durchführung von SEPA wird geprüft, ob für alle OPs die erforderlichen Angaben vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Bei Erzeugung der SEPA-Datei, die immer SEPA.XML heisst, werden Sie nun nach dem Speicherort der Datenträgerdatei gefragt. Falls Sie in den Voreinstellungen einen Standardpfad für den Datenträgeraustausch definiert haben, wird die Datei automatisch an dieser Stelle abgelegt. Es wird generell immer ein neuer Ordner erzeugt, der durch das Tagesdatum und die Uhrzeit gekennzeichnet ist.

Bei ergänzenden Fragen auch auf SEPA schauen.

 

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